Belegung/Studierende im Kontext Veranstaltung

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Dozentenauswahl für Eingabevertreter

  • Der Wechsel vom einen zum anderen Dozenten ist über die blaue Leiste am oberen Bildschirmrand möglich: Einfach auf den voreingestellten Dozenten klicken ...
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  • ... und aus der Auswahlliste die gewünschte Person per Klick auswählen:


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  • Stellvertretend für die gewählte Person lassen sich jetzt Eintragungen durchführen (Kontrollmöglichkeit bietet der Eintrag in der blauen Zeile oben).


Nachträgliche Zulassung

Eine "Zulassung" ist von einer "Nachmeldung" zu unterscheiden: Im ersten Fall sind die Studierenden mit ihrer Bewerbung bereits im System (sie erscheinen auf der Warteliste und auf der Seite "Spezielle Informationen" einer Veranstaltung und müssen nur noch vom Status "AN" auf "ZU" gesetzt werden), im letzteren Fall muss (optimalerweise über den Modulweg) eine Anmeldung und Zulassung erfolgen. Siehe Nachträgliche Anmeldung und Zulassung.

Über die nachträgliche "Zulassung" von Studierenden entscheidet jeweils der Dozent der Veranstaltung. Sie ist auf folgendem Wege vorzunehmen:

  • Loggen Sie sich wie gewohnt ein und klicken auf den Menüpunkt "Meine Veranstaltungen".
  • Rufen Sie die entsprechende Veranstaltung über "Edit" auf.
  • Rechts oben erscheint ein Link "Details ansehen":


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  • Klicken Sie darauf. Im neuen Fenster wählen Sie nun "Info zur Belegung":


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  • Es öffnet sich die folgende Seite:


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  • Wählen Sie "Belegstatus ändern (Spezielle Informationen)" aus; in der nun folgenden Übersicht sind alle Studierenden aufgelistet, die sich um einen Platz in Ihrer Veranstaltung beworben haben:


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  • Matrikelnummern und Namen lassen sich auf- und absteigend sortieren. Alternativ kann über "Strg F" die Suchfunktion des Browsers genutzt werden, um den entsprechenden Studierenden ausfindig zu machen.
  • In dieser Zeile ändern Sie den Status auf "ZU" und speichern die Änderung durch einen Klick auf den entsprechenden Button am unteren Ende der Seite. Es erscheint eine Meldung in roter Schrift: "Aktualisiert":


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  • Wenn Sie jetzt in der Übersicht den Studierenden noch einmal suchen, wird der aktuelle Status "ZU" angezeigt.


Bitte beachten Sie: Werden Studierende mehrfach zu einer Veranstaltung zugelassen (alle anderen Kombinationen wie etwa ein "AN" und ein "ZU" sind unproblematisch), so bringt dies Probleme bei der Leistungsverbuchung mit sich: Die Maske lässt sich dann nicht mehr öffnen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den zentralen KLIPS-Support.


Nachträgliche Anmeldung und Zulassung

Die nachträgliche Anmeldung von Studierenden zu Veranstaltungen ist ausschließlich in den Rollen "Fachbereich", "Lehrorganisation" und "Belegsupport" möglich. Dieser muss eine Zulassung folgen.


  • Loggen Sie sich hierzu ein und wählen unter dem Menüpunkt "Meine Funktionen" die Funktion "Belegungsfunktionen" aus:


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  • Wenn möglich, sollte die Nacherfassung über den Modulweg erfolgen.


Nacherfassen über den Modulweg.


  • Klicken Sie auf "Nacherfassen Modulbelegung":


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  • Geben Sie in die nachfolgende Maske die Matrikelnummer des Studierenden ein und klicken Sie auf "Speichern". Es erscheinen die Studiengangsdaten des betreffenden Studierenden; darunter der Link "Modulbaum". Klicken Sie darauf.


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  • Die jetzige Maske zeigt die Studiengangsstruktur des Studierenden. Öffnen Sie die Struktur so weit, bis auf der Ebene, unter der die Zielveranstaltung angesiedelt ist, ein grauer Belegbutton erscheint:


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  • Klicken Sie auf "Belegen"; es wird eine Ansicht geladen, auf der die nachträgliche Anmeldung vorgenommen werden kann. Und zwar setzen Sie durch einen Klick einen Haken in das Kästchen hinter "Platz beantragen" der entsprechenden Veranstaltung und wählen in derselben Zeile im Dropdown-Menü die Priorität (1) aus. Unten auf der Seite klicken Sie auf "Platz beantragen".


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  • Im Erfolgsfall erscheint an dieser Stelle die Meldung: "Sie haben sich zur Veranstaltung XXX erfolgreich angemeldet". Wiederholen Sie ggf. die Prozedur über den Button "Weitere Module an- oder abmelden".


  • Im Anschluss verlassen Sie die Nachbelegungsfunktion und rufen die Zielveranstaltung auf. Der Studierende ist hier noch vom Status "AN" auf "ZU" zu setzen. Sehen Sie hierzu Nachträgliche Zulassung.


Nacherfassen ohne Modulzuordnung.


  • Eine Nacherfassung OHNE Modulzuordnung sollte nur in Ausnahmefällen erfolgen.
  • Um den Studierenden ohne Modulweg zu einer Veranstaltung anzumelden und zuzulassen, wählen Sie bitte unter "Belegungsfunktionen" den Link "Nacherfassen Belegung OHNE Modulzuordnung" aus. Anmeldung und Zulassung sind hier in einem Schritt möglich:


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  • Geben Sie die Matrikelnummer, die Veranstaltungsnummer und ggf. die Gruppe an und wählen im unteren Dropdown-Menü "ZU" aus. Speichern Sie. Es erscheint der Veranstaltungstitel blau hinterlegt; nochmals speichern, und der Studierende ist zur Veranstaltung zugelassen. Dies kann über die "Informationen zur Belegung" der Zielveranstaltung überprüft werden.


Bitte beachten Sie auch hier: Sind Studierende mehrfach zu einer Veranstaltung zugelassen (alle anderen Kombinationen wie etwa ein "AN" und ein "ZU" sind unproblematisch), so bringt dies Probleme bei der Leistungsverbuchung mit sich: Die Maske lässt sich dann nicht mehr öffnen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den zentralen KLIPS-Support.


Stornierung von Studierenden

Studierende, die sich über KLIPS um einen Veranstaltungsplatz beworben haben, sind auf der Seite "Informationen zur Belegung" der entsprechenden Veranstaltung aufgelistet. Die Änderung des Status' ist für die Dozenten selbst sowie in den Rollen "Fachbereich", "Lehrorganisation" oder Lehrvertreter" möglich:

  • Rufen Sie die Zielveranstaltung auf und klicken Sie auf "Edit".
  • Rechts oben erscheint ein Link "Details ansehen". Mit dem nächsten Klick läd eine Seite, auf der Sie unter dem aufgeführten Termin den Link "Info zur Belegung" anklicken können. Sie gelangen zu der folgenden Seite:


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  • Über "Belegstatus ändern" kommen Sie jetzt zur Belegungsübersicht:
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Ermitteln Sie die Zeile des Studierenden, dessen Status geändert werden soll, über die aufsteigend und absteigend sortierbaren Matrikelnummern, die alphabetisch nach Nachnamen auf- oder absteigend angeordneten Namen oder über die "Strg+F"-Funktion Ihres Browsers.

  • Jetzt können Sie den Status "ZU" in "ST" ("Storniert") ändern. Speichern Sie die Änderung bitte unten; es erfolgt die Meldung in rot: "Aktualisiert".


Generierung einer Teilnehmer- bzw. Warteliste

  • Teilnehmer- und Wartelisten lassen sich über die Seite "Informationen zur Belegung" der entsprechenden Veranstaltung aufrufen und ausdrucken. Es gibt verschiedene Wege, dorthin zu gelangen:
    • Über "Veranstaltungen bearbeiten" - Veranstaltung über Titel o. ä. suchen - auf den Titel klicken - auf der nachfolgenden Seite auf "Info zur Belegung" klicken.
    • Über "Meine Veranstaltungen" - Klick auf den Titel - Klick auf "Info zur Belegung" auf der nachfolgend erscheinenden Seite.
    • Über "Meine Teilnehmer" (die Veranstaltung wird hier erst aufgeführt, wenn Zulassungen erfolgt sind) - aus der Liste mit Ihren Veranstaltungen die Gewünschte heraussuchen und in dieser Zeile rechts auf "Info zur Belegung" klicken.
  • In jedem Fall gelangen Sie zu einer mit "Informationen zur Belegung" betitelten Seite:
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  • Auf dieser Seite lässt sich nun durch einen Klick auf das Feld "Teilnahmeliste" bzw. "Warteliste" eine entsprechende Übersicht generieren und ausdrucken:
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E-Mail-Versand an die Teilnehmer

NEU: Für den Versand von E-Mails an die Teilnehmer einer Veranstaltung steht Ihnen neben der alt bekannten Funktion (hellblaues @) der neue sog. "Mail-Service" zur Verfügung (dunkelblaues @).


Neuer Mail-Service:

Der E-Mail-Service über das dunkelblaue @ bietet die Möglichkeit, Studierende nach unterschiedlichen Kriterien auszuwählen, so können Sie zum Beispiel eine E-Mail an alle Teilnehmer (Status ZU, TE und NE) oder alle nicht zugelassenen Studierenden (Status AB und MP) senden. Der Mail-Service wurde bereits an die Gegebenheiten an der Universität zu Köln angepasst, weitere Anpassungen sind möglich. Momentan bekommen leider Studierende mit mehreren den Kriterien entsprechenden Belegsätzen auch entsprechend viele E-Mails, weshalb der Mail-Service in manchen Fällen ungeeignet ist. Ein Beispiel wäre der Versand einer E-Mail an alle Studierenden, die eine Veranstaltung mit Parallelgruppen belegt haben, deren Plätze noch nicht vergeben wurden oder der Versand einer E-Mail an alle nicht zugelassenen Studierenden einer Veranstaltung, die häufig über mehrere Modulwege belegt wird. Nutzen Sie in derartigen Fällen bitte die alte E-Mail-Funktion.


Alte E-Mail-Funktion:

  • Die "alte" E-Mail-Funktion erreichen Sie über das hellblaue "@"-Zeichen in der Veranstaltungsübersicht (siehe die Funktionsleiste unter dem Veranstaltungstitel):
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  • Alternativ können Sie auch den Weg über die Übersichtsseite und "Info zur Belegung" nehmen und dann auf "E-Mail an alle Studierenden senden" klicken:
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  • Es lädt eine Maske mit allen Teilnehmern der Veranstaltung; automatisch blau hinterlegt und damit als Empfänger der Mail bestimmt sind alle Studierenden im Status "zugelassen":
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  • Der Empfängerkreis lässt sich jetzt
    • über "invertieren" umkehren, d. h. es werden genau die Teilnehmer angeschrieben, die zuvor gerade nicht angeschrieben wurden,
    • über "alle" auf alle Teilnehmer erweitern,
    • über "niemand" zunächst auf Null setzen.
  • Manuell können Sie hinter jeden Studierenden, der die Mail erhalten soll, ein Häkchen setzen. (Aus Datenschutzgründen wird in dieser Liste nur die Matrikelnummer, nicht der Name angezeigt.)
  • Bestätigen Sie die Änderungen mit einem Klick auf "aendern" - alle Zeilen, hinter die Sie ein Häkchen gesetzt haben, sollten jetzt in blauer Farbe erscheinen. Dies ist der Empfängerkreis:
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  • Durch Setzen des Hakens vor "Kopie an mich selbst senden" erhalten Sie selbst ebenfalls die Mail samt Angabe der erfolgreich verschickten Mails.
  • Wenn Sie die Anrede voreingestellt lassen, wird automatisch der jeweilige Name gezogen.
  • Schreiben Sie Ihre Information und füllen bitte auch die Betreffzeile entsprechend aus.
  • Über "Vorschau" können Sie dann vor dem "Absenden" nochmals den Inhalt der Mail überprüfen.


Belegungen eines Studenten

  • Über die Funktion "Belegungen eines Studenten" lassen sich semesterbezogen sämtliche Veranstaltungen eines Studenten inklusive des aktuellen Status' aufrufen.
  • Wählen Sie (in der Rolle Fachbereich, Lehrorganisation oder Belegsupport) unter dem Menüpunkt "Meine Funktionen" "Belegungsfunktionen" und dann "Belegungen eines Studenten" aus:
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  • Es öffnet sich eine Maske, in die Sie hinter den Eintrag "Matrikelnummer" ebenselbe eingeben können. Klicken Sie danach auf "Suche starten":
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  • Sie erhalten im Anschluss eine Übersicht über die Belegungen des konkreten Studenten:
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ACHTUNG: Es werden jeweils nur die Veranstaltungen des jeweils voreingestellten Semesters angezeigt.


Belegungen im Kontext Veranstaltung

  • Diese Funktion steht ausschließlich den Rollen "Fachbereich" und "Lehrorganisation" zur Verfügung.
  • Über "Meine Funktionen", "Belegungsfunktionen" und dann "Belegungen (Kontext Veranstaltung)" können Sie gezielt veranstaltungsbezogen Belegungsinformationen abrufen.
  • Geben Sie in das vorgesehene Feld die Veranstaltungsnummer ein und wählen ggf. einen bestimmten Studiengang aus. Anschließend klicken Sie auf "Suche starten":
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  • Es erscheint die folgende Übersicht mit Informationen zur Anzahl und zum Status der Teilnehmer:
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Belegungen im Kontext Module

  • Diese Funktion steht ausschließlich den Rollen "Fachbereich" und "Lehrorganisation" zur Verfügung.
  • Klicken Sie unter "Meine Funktionen" auf "Belegungsfunktionen" und dann auf "Belegungen (Kontext Module)". Es läd die folgende Seite:
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  • Geben Sie nun einen konkreten Veranstaltungsnamen bzw. die Nummer ein und/oder wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü ein bestimmtes Modul aus. Dann klicken Sie auf "Suche starten":
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  • Es lädt eine Übersichtsseite mit den Veranstaltungen des entsprechenden Moduls; an dieser lässt sich die Auslastung in dem gewählten Modulbereich ablesen:
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Modulstatistiken

  • In den Rollen "Fachbereich", "Lehrorganisation" und "Belegsupport" lassen sich auch modulspezifische Auswertungen erstellen.
  • Klicken Sie dazu unter "Meine Funktionen" auf "Belegungsfunktionen" und dann auf "Modulstatistik". Es lädt die folgende Seite:
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  • Wählen Sie jetzt über das Dropdown den gewünschten Studiengang samt Modulbereich aus und klicken Sie auf "Suchen". Es wird eine Übersichtstabelle generiert, aus der die Verteilung der das gewählte Modul Studierenden auf die entsprechend ausgewiesenen Veranstaltungen ersichtlich wird:
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